Validation des données

Par défaut, il est possible de saisir tout type de valeur dans une cellule Excel.
Cela peut se révéler problématique notamment lors de la saisie d'informations dans une liste de données.
Dans ce dernier cas, saisir une date dans un champ devant contenir un montant numérique ou saisir un chiffre à la place d'un nom peut entraîner des erreurs de calcul en cascade.

Mais Excel sait parfaitement contrôler la saisie de valeurs dans une cellule et interdire des données incohérentes.

Cette fonctionnalité s'appelle la validation des données. 

Elle va permettre de définir le type de données autorisé dans une cellule et va même pouvoir afficher un message à l'utilisateur en cas d'incohérence.

Prenons un exemple simple : 

 Dans ce tableau, il faudrait que

• Tout autre saisie qu'un nombre soit rejetée dans la colonne montant depenses
• Que le montant de la valeur remboursée soit plafonné à 100
• Que la date depense soit forcement une date et en plus de l'année 2016 
• Seules les valeurs Nice, Vienne ou Lyon soient autorisées dans la colonne agence

N'autoriser que des nombres dans une cellule

Sélectionner les cellules E2:E100

Cliquer sur l'onglet Données et choisissez Validation des données dans le groupe "Outils de données"

Par défaut, la boîte de dialogue indique que tout est autorisé. Aucun contrôle n'est effectué sur la saisie.

Vous allez indiquer à Excel que seules les valeurs numériques décimales inférieures à 200 seront autorisées.

Pour cela, cliquer sur la liste des autorisations

Excel vous permet de ne valider que la saisie de nombre entier, de nombre décimaux, de date
Choisissez "Décimal" et constatez que vous pouvez encore plus restreindre les nombres autorisés avec des critères de type supérieur, inférieur, différent, compris entre... 

Pour vérifier si cela fonctionne, essayez de saisir un texte ou un nombre > 200, votre saisie sera refusée par Excel.

Idem pour restreindre la saisie des dates de dépenses à l'année 2016

Créer une liste de validation

Notre société ne compte que trois agences : Nice, Lyon et Chartres. Pour pouvoir exploiter de manière optimale les données de notre liste notamment dans un tableau croisé dynamique, il faut impérativement les écrire à l'identique sur chaque ligne.
Chartre, chartres et chartes sont trois informations différentes pour Excel.

1. Commencez par sélectionner les cellules où la validation de données doit s'appliquer. Dans notre exemple, nous sélectionnons c2:c100
2. Cliquer sur l'onglet Données et choisissez Validation des données dans le groupe "Outils de données"
3. Dans la boîte qui s'affiche, cliquez Liste dans la zone autoriser puis saisissez dans la zone source la liste des valeurs autorisées dans la zone source

C'est la solution la plus simple si les données sources ne varient pas.

(Vous pouvez également saisir la liste des valeurs dans des cellules de la même feuille et utiliser ce bloc de cellules comme source de valeurs)

4. Laissez cocher les choix : liste déroulante et ignorer si vide (sauf si vous considérez que la saisie d'une valeur est obligatoire)

Constatez que dorénavant, une liste déroulante facilite le choix de l'agence et qu'aucune autre valeur n'est permise.

Modifier le message d'erreur

Le message standard d'Excel n'est pas explicite et ne précise pas quelle est la règle de validation à respecter. C'est à vous d'indiquer tout cela.
Nous allons préciser que le montant remboursé est plafonné à 100 euros dans le champ valeur remboursée

1. Commencez par renseigner les critères de validation souhaités

2. Dans l'onglet Options, indiquez un message d'aide à la saisie qui s'affichera sous forme d'info-bulle

3. Dans l'onglet Alerte d'erreur, saisissez le message à afficher lorsque la saisie contredit les critères de validation.